I 2 errori più comuni nella pianificazione delle feste e come evitarli

Pianificazione Delle Feste

Ho lavorato nel settore dell'ospitalità per oltre 10 anni e ho assistito a molti eventi come il server, il barista, l'allestimento e la squadra di pulizia.

2 Errori comuni del partito da evitare

Yutacar, CC0 tramite Wikimedia Commons

Che tu stia pianificando un ricevimento di matrimonio, un evento aziendale, una festa di Natale o di compleanno, evitare questi due errori può fare la differenza tra essere l'evento dell'anno ed essere dimenticato entro lunedì.

Le feste sono esperienze. Il loro valore è nei ricordi creati.

Una grande festa è una festa memorabile e una buona pianificazione farà sì che le persone parlino dell'evento per gli anni a venire. I dettagli che contraddistinguono una festa dipendono da molti fattori, ma ci sono due cose che accomunano i partiti noiosi: una cattiva allocazione del budget e una seduta prolungata.

Lavoro nel settore alberghiero da oltre dieci anni. Ho assistito a un sacco di eventi di ogni tipo e ho notato che questi due errori hanno costantemente gli ospiti che se ne vanno presto. Ho sentito ospiti in molte occasioni discutere di come sono stanchi e vogliono andare a letto, o di programmare in un gruppo più piccolo di uscire e incontrarsi in un pub. Ecco come evitare questi due grandi errori.

Le persone non si fermeranno per i fiori.

Errore n. 1: scarsa allocazione del budget

È facile pianificare una festa fantastica se hai un budget enorme, ma la maggior parte delle volte dobbiamo essere selettivi su dove vanno a finire quei soldi. Non riesco a contare quante volte sono entrato in un luogo splendidamente decorato e ho pensato: Wow! Queste persone devono essere caricate! solo per scoprire che le bevande saranno molto costose e non ci sarà vino a cena.

Con tutte le bellissime foto su Pinterest, è facile farsi prendere dalla pianificazione dell'arredamento più elaborato, ma le persone non rimarranno in giro per i fiori. Infatti, quando la cena sarà finita, i tavoli saranno un disastro. Le cose verranno spostate, lasciate cadere, rovesciate ecc. L'arredamento è un bel modo per salutare i tuoi ospiti, ma non farà andare avanti una festa.

Durante il budget, dai la priorità a un open bar

Potrebbe sembrare controintuitivo, ma l'alcol è un ottimo modo per creare ricordi. Gli esseri umani sono creature sociali. Sono le nostre interazioni con gli altri che creano ricordi duraturi (Kensinger et al.). Sfortunatamente, per molte persone è difficile aprirsi e stabilire connessioni senza un po' di alcol. Anche le persone sicure di sé diventano più estroverse con un ronzio. È più probabile che le persone vadano sulla pista da ballo e parlino con estranei quando sono brilli. Se le bevande sono costose, le persone berranno molto meno. Questo spesso porta gli ospiti della festa a sentirsi inibiti. Stanno vicino alle persone che conoscono bene e alla fine se ne vanno con loro alla ricerca di un ambiente più confortevole e bevande più economiche.

Questo non significa che dovresti cercare di sprecare tutti i tuoi ospiti. Questo può rendere il tuo evento memorabile per le ragioni sbagliate. Inoltre, non ti sto suggerendo di fare pressione su qualcuno che non lo vuole, perché beva. Sto suggerendo che rendere le bevande alcoliche facilmente accessibili agli ospiti che vorrebbero bere e che sono abbastanza grandi per farlo legalmente, può avere un grande impatto sull'andamento della tua festa.

Budget per un open bar. Quindi pianificare l'arredamento con ciò che è rimasto.

La mia raccomandazione

Budget per un bar toonie ($ 2/drink se non sei canadese) o un open bar. Quindi pianificare l'arredamento con ciò che è rimasto. Un ottimo modo per ridurre i costi del bar è affittare un locale, come una sala, che ti permetta di rifornirti di alcolici. Ciò ridurrà notevolmente il costo delle bevande, oltre a darti la libertà di scegliere quali marchi servi, il barista che assumi e anche il tuo catering!

Errore n. 2: tenere gli ospiti seduti in silenzio per troppo tempo

Che si tratti di una premiazione, discorsi o videoclip, ho visto troppi eventi in cui gli ospiti sono tenuti seduti quasi in silenzio per ore. Questo tende a far sì che molti ospiti se ne vadano nel momento in cui possono stare in piedi. Tutta la seduta rende le persone stanche. Questi sono gli eventi in cui le persone non vedono l'ora di tornare a casa a letto.

Intrattieni gli ospiti

Questo non è lo stesso che avere intrattenimento che faccia ridere, chiacchierare e applaudire gli ospiti per tutto il tempo. In effetti, consiglio vivamente di investire in un intrattenimento di qualità. Uno dei problemi dello stare seduti in silenzio è che le persone spesso si sentono a disagio ad alzarsi per bere qualcosa.

Nonostante i miei consigli di cui sopra, credo che l'alcol sia piuttosto tossico. Le persone che hanno bevuto un paio di drink e hanno sviluppato un brusio lo noteranno quando gli effetti svaniscono. Mentre si siedono lì a smaltire la sbornia, il lato divertente dell'alcol svanisce e iniziano a sentirsi molto stanchi ( Alcol e stanchezza ). Stare seduti in silenzio, inoltre, non dà agli ospiti la possibilità di interagire e creare connessioni che li facciano desiderare di rimanere.

Non tenere gli ospiti seduti per più di un'ora alla volta.

La mia raccomandazione

Cerca di non tenere gli ospiti seduti per più di un'ora alla volta. Riduci i lunghi spettacoli di premiazione avviando i premi durante la cena. Le persone possono prestare attenzione e mangiare allo stesso tempo. Dai ai tuoi relatori limiti di tempo per i loro discorsi. Se i discorsi seguono la cena, avvisa gli ospiti di 5 o 10 minuti per bere qualcosa, allungare le gambe e socializzare un po' prima che inizino i discorsi. Se proprio non riesci a rendere le cose più brevi, concediti un intervallo di 15 minuti.

Incoraggiare l'interazione sociale

Ricorda che le feste lo sono Sociale raduni. Sono divertenti perché lo sono Sociale . Per evitare che la tua festa diventi un flop, usa il tuo budget e il tuo tempo per creare un'atmosfera che renda l'interazione sociale divertente e facile anche per gli introversi del gruppo. Se il tuo obiettivo è uno spettacolo di premiazione lungo, completo e ben decorato o qualcosa del genere, annulla il DJ e il ballo e risparmia un po' di soldi, perché la maggior parte delle persone non arriverà comunque a tanto.

Lavori citati

• Kensinger, Elizabeth A. et al. 'Come le interazioni sociali influenzano l'accuratezza della memoria emotiva: prove dal recupero collaborativo e dai paradigmi del contagio sociale.' NCBI , https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4942488/
• 'Alcool e stanchezza.' Harvard Health Publishing, Harvard Medical School , https://www.health.harvard.edu/mind-and-mood/alcohol-and-fatigue/