Suggerimenti e idee per la pianificazione di una cena di gala di raccolta fondi

Pianificazione Delle Feste

Mi piace aiutare le persone a pianificare e prepararsi per i loro grandi eventi e feste.

La raccolta di fondi per un'organizzazione no-profit richiede molto supporto e fa molto affidamento sulle raccolte fondi. Creare consapevolezza ed evidenziare l'importanza della tua organizzazione richiede un'attenta pianificazione, considerazione e spesso un budget rigoroso. Il fatto che la maggior parte dei soldi per un'organizzazione no-profit provenga da donazioni e altre forme di sostegno esterno significa che ogni cena di gala deve essere progettata tenendo a mente ogni dettaglio. Ecco alcuni modi per semplificare il processo di pianificazione e creare un ambiente accogliente per i tuoi sostenitori.

Designare i Comitati

Una delle chiavi per pianificare una raccolta fondi di gala è assicurarsi che ogni elemento sia esaminato attentamente. La suddivisione di ogni singola attività in comitati di pianificazione più piccoli consente di gestire correttamente ogni aspetto e offre un approccio più mirato. Ogni comitato avrà la propria agenda, ma è importante stabilire una comunicazione tra ogni gruppo durante l'intero processo di pianificazione. Organizza un comitato per le seguenti aree e massimizza il successo della tua raccolta fondi.

Inviti

Una chiara dichiarazione dello scopo della tua raccolta fondi di gala è il modo migliore per trovare supporto per la tua causa. Ogni invito deve possedere un senso di personalizzazione e delineare chiaramente lo scopo dell'evento. Scrivere inviti per una cena di gala è un'arte con cui è importante familiarizzare. Le informazioni dovrebbero includere la data, l'ora, il luogo, il prezzo dell'evento e l'indirizzo RSVP. Quando si scrivono e si formulano gli inviti, ecco 7 cose da tenere a mente.

Suggerimenti per la scrittura di inviti di gala

1. Indica chiaramente lo scopo della tua raccolta fondi e chi ne trarrà vantaggio.
2. Includi specifiche relative a cibi e bevande, ad esempio a che ora verrà servita la cena, se verranno servite o meno bevande e se includerà un bar aperto o in contanti.
3. Fai sapere agli ospiti la formalità dell'evento. Se la raccolta fondi di gala è black tie, assicurati di includere tali informazioni.
4. Se l'evento si svolge in un luogo che gli ospiti potrebbero non conoscere, assicurati di includere le indicazioni.
5. Evidenzia il tema del galà della raccolta fondi, se ne hai scelto uno.
6. Elenca tutte le attrazioni uniche che potrebbero aiutare ad attirare sostenitori.
7. Dovrebbe essere inclusa una scheda di risposta e dovrebbe essere lasciato spazio per il loro nome e la forma di pagamento, se applicabile.

Divertimento

Gli eventi di raccolta fondi di gala sono progettati pensando agli affari, ma offrono anche divertimento e relax. Musica dal vivo, spettacoli teatrali e altri eventi creano un ambiente unico e confortevole per i tuoi ospiti. Che si tratti di qualcosa di semplice come una band dal vivo o di stravagante come una produzione a tema, l'aggiunta dell'intrattenimento dal vivo terrà impegnati i tuoi ospiti durante la tua raccolta fondi. Se hai scelto un tema, assicurati di prenotare spettacoli o scegli forme di intrattenimento che lo completino.

Attività

La raccolta fondi consiste nel generare capitale per una buona causa. A volte può essere difficile raccogliere fondi, ma alcuni eventi consentono modi divertenti e gratificanti per generare entrate. Aste, lotterie e altre attività possono essere pianificate e sono in grado di offrire un modo coinvolgente per raccogliere donazioni e fornire agli ospiti qualcosa per commemorare l'evento. Alcune idee per un evento di gala di raccolta fondi includono:

• Lotteria
• Vendita di torte
• Autolavaggio
• Serata al Casinò
• Torneo di golf di beneficenza
• Serata di Bingo

PR/Marketing

Il successo di qualsiasi evento di gala dipende dalla diffusione della parola sulla tua causa. Un team di pubbliche relazioni e marketing di successo può generare sponsor e supporto per la tua causa. Aiuta la tua raccolta fondi di gala a raggiungere il suo pieno potenziale collaborando con coloro che sono interessati e hanno la capacità di aiutare ulteriormente la tua causa. Ecco alcuni modi efficaci per raggiungere potenziali sostenitori:

Suggerimenti per la pubblicità

• Usa i siti di social media gratuiti per spargere la voce sulla tua organizzazione e comunicare con coloro che la supportano.
• Contatta il tuo giornale locale e chiedi loro di aggiungere il tuo evento al loro calendario di eventi.
• Metti in evidenza l'evento sul tuo blog. Se non disponi già di un blog per la tua organizzazione, avviane uno per tenere le persone informate su ciò che la tua azienda intende realizzare.
• Contatta altri blog e organizzazioni che supportano la tua causa o hanno obiettivi simili e chiedi se si collegheranno o promuoveranno il tuo evento.
• Crea volantini visivamente sbalorditivi e distribuiscili alle aziende locali.
• Invia comunicati stampa a giornali e riviste locali mettendo in evidenza la tua organizzazione e la tua raccolta fondi di gala.

Decorazioni

Creare un ambiente unico per la tua raccolta fondi di gala è un must. Che si tratti di un tema di raccolta fondi comunemente usato o di una tua creazione, le decorazioni eleganti offrono un ambiente piacevole per tutti i soggetti coinvolti. Ogni raccolta fondi di gala è un'esperienza unica e ogni decorazione dovrebbe riflettere un senso di intimità e contribuire a creare un ambiente memorabile.

Un esempio di una raccolta fondi a tema potrebbe essere una serata a Las Vegas o al casinò. Le tue decorazioni potrebbero includere un ingresso di Las Vegas, centrotavola per giochi di società, tavoli da gioco e una combinazione di colori che potresti trovare in un casinò. Le attività includerebbero giochi d'azzardo e premi che i fortunati ospiti hanno la possibilità di vincere. La creazione di un ambiente unico fornisce agli ospiti intrattenimento e un'atmosfera meravigliosa mentre raccoglie fondi per la tua organizzazione.

Sponsorizzazione

La pianificazione di un evento di gala di fascia alta richiede una grande quantità di capitale. Per pianificare perfettamente ogni evento, è probabile che il tuo evento richiederà una sponsorizzazione. Raccogliere supporto per la tua causa richiederà molto lavoro in rete e costruzione di solide relazioni commerciali, e avere un comitato dedicato a questo compito è assolutamente essenziale per produrre l'ultima cena di gala . Ecco alcuni suggerimenti per ottenere la sponsorizzazione per il tuo evento:

Come trovare e mantenere gli sponsor

• Costruisci una rete solida: partner, dipendenti, membri del consiglio di amministrazione e altri individui strettamente collegati alla tua organizzazione potrebbero essere in grado di presentarti possibili sponsor e aiutarti a espandere ulteriormente la tua rete.
• Condurre ricerche: ci sono innumerevoli aree in cui è possibile ottenere sponsorizzazioni e un'ampia varietà di aziende interessate. Scopri quali aziende stanno reclutando sponsorizzazioni e verifica se si adattano alla tua organizzazione.
• Contatta i media locali: i giornali e le stazioni radio locali sono desiderosi di impegnarsi nella loro comunità e possono offrire pubblicità gratuita e potrebbero anche essere disposti a donare per il tuo evento.
• Fornisci vantaggi per gli sponsor: offri ai tuoi sponsor ricompense per mostrare il tuo apprezzamento per il loro supporto. I pass VIP, la pubblicità della loro azienda, i collegamenti al loro sito e altri vantaggi forniscono agli sponsor un incentivo a supportare la tua organizzazione e modi per costruire una relazione commerciale a lungo termine.
• Costruisci relazioni durature: lavorare con gli sponsor e creare una relazione reciprocamente vantaggiosa è un ottimo modo per garantire che continuino a supportare la tua organizzazione. Continua a comunicare con i rappresentanti dei tuoi sponsor e assicurati che le loro esigenze siano soddisfatte così come le tue.

Grazie

Un ottimo modo per mantenere viva la tua compagnia nella mente degli ospiti e mostrare la tua gratitudine è inviare note di ringraziamento a ciascun partecipante e ospite alla tua raccolta fondi di gala. Questo segno di apprezzamento mostra agli ospiti che sei interessato a una relazione duratura e che il loro contributo non è passato inosservato.

La raccolta di fondi per un'organizzazione no-profit dipende molto dalla creazione di fiducia e dal convincere gli ospiti che vale la pena donare la tua causa. Le cene di gala per la raccolta fondi sono il modo perfetto per espandere la tua rete e raccogliere supporto per la tua organizzazione. Concentrarsi attentamente su ogni aspetto del processo di pianificazione assicura che nessun dettaglio venga dimenticato. Una cena di gala comoda e divertente per la raccolta fondi metterà a proprio agio i donatori e aprirà le loro menti (e portafogli) alla tua causa.

Risorse addizionali

Idee di successo per la raccolta fondi: raccolte da Kathy La Plante - Un elenco di 35 idee solide per un evento di gala di raccolta fondi.

Suggerimenti per creare un galà di raccolta fondi per la prima volta - Dalla cronaca della filantropia.

Libri per aiutare a pianificare un evento di raccolta fondi - Alcuni libri utili che le organizzazioni possono utilizzare durante la pianificazione dei loro eventi di raccolta fondi.

10 abitudini di raccolte fondi di grande successo - Dei tanti modi per raccogliere fondi per un'organizzazione, una cosa che Jen Johnson (Otis Fundraising) ha scoperto che hanno tutti in comune è che dovrebbero includere queste dieci abitudini di raccolte fondi di grande successo.

Commenti

Jon D il 27 giugno 2016:

Cosa succede se hai un'ora prima della cena di raccolta fondi e il ristoratore non è ancora arrivato o non risponde al telefono?

Megan Austin il 21 giugno 2016:

Consigli utili per organizzare una cena di gala. Queste idee sono davvero utili per coloro che stanno pianificando una cena di gala. Grazie per le vostre informazioni.

Nancy Tate Hellam da Pendleton, SC il 29 agosto 2014:

Sono coinvolto in molti sforzi di raccolta fondi, quindi questo sarà molto utile. Grazie.

missali il 26 febbraio 2013:

Hai colpito ogni dettaglio! Pianificare una raccolta fondi/galà può essere un compito piuttosto impegnativo, cavolo!